Teilen wird einfach(er)

Wer Office 365 im First Release-Modus betreibt, der wird evtl. bereits bemerkt haben, dass sich die Teilen-Funktion in OneDrive optisch etwas verändert hat. Auch wenn Microsoft an dieser Komponente bereits mehrfach Änderungen vorgenommen hat, so richtig warm wollten die Nutzer hiermit nicht werden, so zumindest das Feedback einiger unserer Kunden. Nun soll alles besser werden.

Mit den Verbesserungen, die derzeit für alle Kunden ausgerollt werden, soll sich das Teilen von Informationen deutlich vereinfachen und schneller von der Hand gehen. Auf den ersten Blick wirkt die neue Benutzeroberfläche sehr zugänglich: Nach Selektion eines Dokuments bzw. Ordners erscheint die Teilen-Funktion im oberen Toolbar. Aktiviert man diese, blendet sich nun ein neues Flyout-Menü ein, über das man eine oder mehrere Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation auswählen kann (über den Namen bzw. die E-Mail-Adresse bei Externen). Nun kann man noch eine Nachricht erfassen und dann den Link versenden.

Die Empfänger erhalten anschließend eine von OneDrive generierte E-Mail mit dem Link zum Dokument.

Alternativ zum internen Versand kann der Link auch manuell kopiert oder in Outlook (Online) geöffnet werden.

Komplett neu aufbereitet sind die Linkoptionen. Hierüber kann der Nutzer den Empfängerkreis einschränken sowie die Bearbeitungsoption anpassen. Folgende Einstellungen stehen hier zur Verfügung:

Anonymer Gastlink (Jeder). Jeder, der diesen Link kennt, kann auf das Dokument zugreifen. Diese Option sollte genutzt werden, wenn es sich nicht um sensible Inhalte handelt und man dem Empfängerkreis vertraut.

Zusätzlich kann für den Link die Bearbeitung zugelassen und ggf. ein Ablaufdatum konfiguriert werden.

Personen innerhalb der Organisation. Hierbei wird ein Link erzeugt, der allen authentifizierten Anwendern innerhalb der Organisation ein Zugriffsrecht auf das Dokument verschafft. Diese Option kann genutzt werden, wenn man eine Information einer Gruppe von Personen freigeben möchte.

Bestimmte Personen. Bei dieser Variante wird das Dokument explizit für die hier hinterlegten Personen freigegeben. Diese Einstellung macht Sinn, wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt.

Die drei Linkoptionen lassen sich auch miteinander kombinieren.

Die erzeugten Links können auch nachträglich abgerufen werden (z. B. über die Toolbar „Link kopieren” oder die Details-Ansicht). Zusätzlich kann hierüber die Freigabe beendet oder angepasst werden. Kritik könnte man darin äußern, dass die Details-Ansicht den Nutzer auf die alten Masken leitet, ich kann mir aber vorstellen, das sich das noch ändern wird.

Administratoren können sich darüber freuen, dass sie in den Office 365-Einstellungen (SharePoint sowie OneDrive) einige Dinge vorgeben können. Zum Beispiel den Standardwert zur Freigabe außerhalb der Organisation oder eine feste Ablaufdauer für anonyme Gastlinks, die durch den Nutzer dann nicht mehr angepasst werden kann.

Ebenso können hierüber Nutzerkreise definiert werden, denen ausschließlich das Teilen erlaubt wird oder die Empfänger-Zieldomänen eingeschränkt werden.

Wie man vielleicht an den Screenshots erkennen kann, muss an der Lokalisierung noch ein wenig gearbeitet werden aber generell gefällt mir die neue Freigabe schon deutlich besser als die eher technischen Ansätze zuvor.

Es dauert nicht mehr lange, dann können sich die Windows 10-Nutzer auf ein Feature freuen, auf das ich persönlich schon sehr lange warte: die Integration der Freigabefunktion in den Windows Explorer. Alle Funktionen, die ich eben vorgestellt habe, werden im Windows Explorer verfügbar gemacht. Besondern diejenigen, die gerne mit dem Explorer arbeiten, für die bedeutet dieses Feature eine extreme Erleichterung in der Arbeit mit Dokumenten. Und so wird es dann aussehen:

Wer sich den MAC-Usern zuordnet, der kann sich ebenfalls freuen, denn diese Funktionalität wird zeitgleich im Finder verfügbar gemacht.

Schön ist auch, dass die neue Explorer-Integration darüber Auskunft gibt, welche Nutzer auf das jeweilige Dokument bzw. Ordner einen Zugriff haben. Für viele spart sich hierdurch der zusätzliche Weg in die Weboberfläche.

Die neue Explorer-Integration wird im Juni/Juli Zeitfenster den Kunden bereitgestellt.