Widerstandsmessung mit Microsoft Forms

“Für mich kommt nur Variante A in Frage.” “Aber B ist viel besser, ich will Variante B.” – Haben Sie das auch schon erlebt? Es ist nicht immer leicht, eine gemeinsame Entscheidung zu treffen, die anschließend auch alle mittragen. Konsens ist ein hehres Ziel; und je mehr Menschen beteiligt sind, desto geringer ist die Chance, genau die eine optimale Lösung für alle zu finden. Im schlimmsten Fall endet die Lösungssuche in einer Patt-Situation mit unverrückbaren Positionen, in der eine Entscheidung der Mehrheit oder gar “von oben” nur noch mehr Schaden anrichten als helfen kann.

Widerstandsmessungen – schnell und leicht

Hier greift das Systemische Konsensieren – eine Herangehensweise, die sich nicht darauf konzentriert, wer was möchte, sondern in den Vordergrund rückt, wer was nicht möchte. Klingt irgendwie gleich? Nun ja, das ist es mitnichten. Anstatt nach Zustimmung zu fragen, wird der Widerstand je Lösungsvorschlag erhoben. So erfährt man, welche Variante das sprichwörtlich “kleinere Übel” ist. (Mehr zum Systemischen Konsensieren hier.) Eine solche Widerstandsmessung hat mehrere Vorteile:

• Alle werden gleichermaßen einbezogen und sind Teil des Ergebnisses.
• Es darf offen kommuniziert werden, was man nicht möchte, indem man einen hohen Widerstandswert angibt.
• Zugrundeliegende Interessen werden berücksichtigt, ohne dass sie offengelegt werden müssen, da sich niemand erklären muss.
• Es gibt daher keine Gewinner oder Verlierer; es wird gemeinsam die “am wenigsten ungünstige” Lösung gefunden.
• Nach dem ersten Ausprobieren ist es ein sehr schnelles und leichtes Werkzeug, das ohne großen Aufwand jederzeit eingesetzt werden kann.

Im besten Fall sind die Beteiligten im selben Raum oder zumindest virtuell zusammen. Dies ist jedoch nicht immer gegeben, da die stets voranschreitende Flexibilisierung der Arbeit und damit auch des Arbeitsplatzes nicht immer eine kurzfristige Live-Abstimmung erlauben. Und eine Widerstandsmessung per E-Mail oder über eine gemeinsame Excel-Tabelle umzusetzen, ist nicht besonders handlich, geschweige denn schön.

Widerstand erheben mit Forms

Natürlich gibt es bestimmte Tools für Widerstandsmessungen, aber warum suchen, wenn Sie in Ihrer Office 365-Umgebung schon Forms haben? Seit letzten Sommer wird Forms ausgerollt und steht den meisten mittlerweile als “Preview” zur Verfügung. Insbesondere hinsichtlich Compliance und Security bietet sich eine in die eigene Plattform bereits integrierte Lösung an.

Für eine Widerstandsmessung nutzen wir die Formular-Vorlage. Neben Titel und Beschreibung können Bilder als Hintergrund, zum Titel und auch je Frage aus der integrierten Bildersuche hinzugefügt werden. Die Beteiligten lassen sich dann z. B. über einen Link, einen QR-Code, aber auch per Mail einladen, um an der Widerstandsmessung teilzunehmen.

Die Methode setzt voraus, dass es mehrere Vorschläge aus der Gruppe für ein Problem oder eine Fragestellung gibt, die einzeln von den Beteiligten bewertet warden können. Wichtig ist, dass zu jedem Vorschlag bzw. zu jeder Lösungsvariante von jedem ein Widerstandswert von 0 bis 10 eingegeben werden kann. Dies lässt sich in Forms über die Frageform “Auswahl” abbilden, da wir hier elf Antwortoptionen hinterlegen können (0 bis 10). Am Rechner zeigt sich diese Antwortform für die Benutzer als Dropdown-Liste, in der für Mobilgeräte optimierten Ansicht als Auswahlliste.

Dank der Möglichkeit, sich über jede Antwort per Mail informieren zu lassen, bleiben wir über den Fortschritt unserer Widerstandsmessung auf dem Laufenden. Ansonsten zeigt der Forms-Startbereich einen Überblick über alle Formulare inklusive der bereits eingegangenen Antworten.

Widerstand auswerten mit Forms

Die Auswertung erfolgt in Forms unter einem zweiten Reiter “Antworten” im Formular. Diesen kann üblicherweise nur der Ersteller einsehen, man kann ihn aber auch teilen. Hierin werden die Antworten je nach Fragetyp aufbereitet. Für unseren Typ “Auswahl” erstellt Forms je Frage ein Säulendiagramm. Wenn sich aufgrund der vielen Antworten und/oder der Verteilung jedoch die beste Option nicht einwandfrei ablesen lässt, hilft ein schneller Excel-Export, um sich vollständig Klarheit zu verschaffen.

Hier würde die Option 3 gewählt, da sie gesamthaft den geringsten Widerstand im Team aufweist.

Tipp: Um noch mehr Offenheit oder gar Mut bei den Beteiligten zu erreichen, hilft es oft, sich gemeinsam in einen Experimentiermodus zu begeben. Damit erlaubt man sich, etwas nach dem Ausprobieren zu ändern oder sogar rückgängig zu machen.

Alternative – Rating mit zehn Werten

Ein weiterer Fragetyp im Formular kann ebenfalls für eine Widerstandsmessung genutzt werden, sofern man bereit ist, auf den Widerstandswert 0 zu verzichten. Dafür erhält man im Fragetyp “Rating” die Möglichkeit, mit einer Zehnerskala zu arbeiten. Hierbei sollte das Team jedoch vorab zustimmen, die Null als Antwortoption zu streichen, so dass 1 der niedrigste Wert wird. Der klare Vorteil dieser Variante ist, dass die Auswertung noch leichter ist, da die Gesamtwerte in Forms berechnet und direkt gegenüber gestellt werden.

Auch hier wäre Option 3 die insgesamt beste mit dem geringsten Widerstand.

So gelingt Ihre Widerstandmessung mit Forms

Bei der Umsetzung von Widerstandsmessungen mit Forms sind ein paar wichtige Aspekte zu berücksichtigen:

• Entscheiden Sie gemeinsam, ob Sie die Werte 0 bis 10 (Fragetyp Auswahl) oder die Werte 1 bis 10 (Fragetyp Rating) verwenden wollen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Fragen Pflichtfragen sind, so dass ohne deren Beantwortung ein Absenden der Teilnahme nicht möglich ist und Sie nur vollständige Antworten erhalten.
• Nutzen Sie die Veröffentlichung für alle in Ihrer Organisation und die Funktion “Eine Antwort pro Person”, um die Teilnahme auf ein Mal zu begrenzen.
• Achten Sie auf den Kreis der Beteiligten: Haben diese Zugriff in Ihrem Office 365-Portal?
  • Falls nicht, nutzen Sie die anonyme Variante und geben als zusätzliche Pflichtfrage vom Typ “Text” die Frage nach dem Namen an als kleinen Workaround an.

Weitere Funktionen von Forms stelle ich Ihnen im nächsten Blogpost vor. Bis dahin viel Erfolg mit Ihren Widerstandsmessungen!